Politica de Confidențialitate

1. Operatorul de date

Operatorul datelor dumneavoastră cu caracter personal este Smartwork S.R.L., societate de drept român, cu sediul social în România, înmatrisată la Oficiul Registrului Comerțului (denumită în continuare „Smartwork", „Operatorul" sau „noi").

Pentru orice chestiuni legate de prelucrarea datelor cu caracter personal, ne puteți contacta la:

• E-mail responsabil protecția datelor (DPO): [email protected]
• E-mail general: [email protected]

2. Datele cu caracter personal prelucrate

Prelucrăm următoarele categorii de date cu caracter personal:

2.1. Date furnizate direct de dumneavoastră

Categorie de date	Exemple	Temei legal
Date de identificare	Nume, prenume, adresă de e-mail	Executarea contractului (Art. 6(1)(b) GDPR)
Date de autentificare	Parolă (stocată hash-uit), token-uri de verificare email	Executarea contractului (Art. 6(1)(b) GDPR)
Date de profil	Fotografie de profil, biografie, competențe, CV, experiență profesională	Executarea contractului / Consimțământ (Art. 6(1)(a)(b) GDPR)
Date companii	Denumire companie, adresă, domeniu de activitate, descriere	Executarea contractului (Art. 6(1)(b) GDPR)
Conținut generat de utilizator	Anunțuri, comentarii, mesaje private, reacții, recenzii	Executarea contractului (Art. 6(1)(b) GDPR)
Date de plată	Istoricul tranzacțiilor, suma plătită, data achiziției	Executarea contractului / Obligație legală (Art. 6(1)(b)(c) GDPR)
Acceptări legale	Data și versiunea acceptată pentru termeni și confidențialitate	Executarea contractului / Interes legitim (Art. 6(1)(b)(f) GDPR)
Date de localizare	Județ, oraș (selectate de utilizator)	Executarea contractului (Art. 6(1)(b) GDPR)

2.2. Date colectate automat

Categorie de date	Exemple	Temei legal
Date tehnice	Adresă IP, tip browser, sistem de operare, dispozitiv	Interes legitim (Art. 6(1)(f) GDPR)
Date de utilizare	Pagini vizitate, timp petrecut pe pagini, acțiuni pe Platformă	Interes legitim / Consimțământ (Art. 6(1)(a)(f) GDPR)
Cookie-uri și tehnologii similare	Cookie-uri de sesiune, preferințe, analiză	Consimțământ / Interes legitim (Art. 6(1)(a)(f) GDPR)

Pentru detalii complete privind cookie-urile, consultați Politica de Cookie-uri.

3. Scopurile prelucrării

Prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal în următoarele scopuri:

• Furnizarea serviciului: crearea și gestionarea contului, publicarea anunțurilor, facilitarea comunicării între utilizatori, procesarea tranzacțiilor cu credite;
• Verificarea contului: verificarea prin email și verificarea manuală a profilurilor de companie înainte de publicarea anunțurilor;
• Comunicare: trimitea de notificări privind activitatea pe Platformă, răspunsuri la solicitări de suport;
• Îmbunătățirea serviciului: analizarea modului de utilizare a Platformei pentru optimizarea funcționalităților;
• Securitate: prevenirea fraudei, detectarea și prevenirea abuzurilor, menținerea securității Platformei;
• Obligații legale: respectarea obligațiilor fiscale, contabile și de raportare prevăzute de legislația română;
• Soluționarea disputelor: investigarea și soluționarea plângerilor sau rapoartelor privind încălcarea Termenilor și Condițiilor.

4. Temeiurile legale pentru prelucrare

Conform Articolului 6 din Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR), prelucrăm datele dumneavoastră pe baza următoarelor temeiuri legale:

• Executarea contractului (Art. 6(1)(b)): prelucrarea este necesară pentru executarea contractului la care sunteți parte (Termenii și Condițiile Platformei) sau pentru a face demersuri la cererea dumneavoastră înainte de încheierea unui contract;
• Consimțământul (Art. 6(1)(a)): ați dat consimțământul pentru prelucrarea datelor dumneavoastră pentru unul sau mai multe scopuri specifice (ex: cookie-uri de analiză și marketing, comunicări de marketing);
• Obligația legală (Art. 6(1)(c)): prelucrarea este necesară pentru respectarea unei obligații legale care ne revine (ex: obligații fiscale, păstrarea facturilor conform Codului Fiscal);
• Interesul legitim (Art. 6(1)(f)): prelucrarea este necesară în scopul intereselor noastre legitime, cum ar fi îmbunătățirea serviciului, securitatea Platformei, prevenirea fraudei, cu condiția ca aceste interese să nu prevaleze asupra drepturilor și libertăților dumneavoastră fundamentale.

5. Partajarea datelor cu terți

Nu vindem datele dumneavoastră cu caracter personal către terți. Partajăm datele dumneavoastră doar în următoarele situații:

• Alți utilizatori ai Platformei: informațiile din profilul dumneavoastră (nume, fotografie, biografie, competențe) sunt vizibile pentru alți utilizatori în cadrul funcționării normale a Platformei;
• Procesatori de plăți: Stripe Inc. pentru procesarea tranzacțiilor de achiziționare a creditelor. Stripe acționează ca împuternicit al operatorului și prelucrează datele conform propriei politici de confidențialitate;
• Furnizori de servicii tehnice: furnizori de găzduire cloud, servicii de e-mail și email, care acționează ca împuterniciți ai operatorului, în baza unor acorduri de prelucrare a datelor;
• Autorități publice: atunci când suntem obligați prin lege sau în baza unei hotărâri judecătorești definitive;
• Transferuri de afaceri: în cazul unei fuziuni, achiziții sau vânzări de active, datele dumneavoastră pot fi transferate ca parte a tranzacției, cu notificare prealabilă.

6. Transferuri internaționale de date

Datele dumneavoastră sunt stocate și prelucrate pe teritoriul Uniunii Europene / Spațiului Economic European (UE/SEE). În cazul în care datele sunt transferate către țări terțe (ex: furnizori de servicii cloud cu sediul în SUA), asigurăm protecția adecvată a datelor prin:

• Decizii de adecvare ale Comisiei Europene;
• Clauze Contractuale Standard (SCC) adoptate de Comisia Europeană;
• Certificări sau coduri de conduită aprobate conform GDPR.

7. Perioada de păstrare a datelor

Păstrăm datele dumneavoastră cu caracter personal pentru următoarele perioade:

Categorie de date	Perioada de păstrare
Date de cont și profil	Pe durata existenței contului + 30 de zile după ștergere
Mesaje și conversații	Pe durata existenței contului sau până la ștergerea individuală
Date de tranzacții și facturi	10 de la data emiterii (conform Codului Fiscal român)
Date tehnice și de log	12 luni de la colectare
Acceptări legale	Pe durata existenței contului + perioada necesară pentru apărarea drepturilor legale
Cookie-uri	Conform Politicii de Cookie-uri
Rapoarte și dispute	3 de la soluționare

La expirarea perioadelor de păstrare, datele vor fi șterse sau anonimizate în mod ireversibil.

8. Drepturile dumneavoastră

Conform GDPR și a Legii nr. 190/2018, beneficiați de următoarele drepturi:

• Dreptul de acces (Art. 15 GDPR): aveți dreptul de a obține confirmarea că datele dumneavoastră sunt prelucrate și de a solicita o copie a acestora;
• Dreptul la rectificare (Art. 16 GDPR): aveți dreptul de a solicita corectarea datelor inexacte sau completarea datelor incomplete;
• Dreptul la ștergere (Art. 17 GDPR): aveți dreptul de a solicita ștergerea datelor dumneavoastră („dreptul de a fi uitat"), cu excepția cazurilor prevăzute de lege (ex: obligații fiscale);
• Dreptul la restricționarea prelucrării (Art. 18 GDPR): aveți dreptul de a solicita restricționarea prelucrării în anumite cazuri;
• Dreptul la portabilitatea datelor (Art. 20 GDPR): aveți dreptul de a primi datele dumneavoastră într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat;
• Dreptul la opoziție (Art. 21 GDPR): aveți dreptul de a vă opune prelucrării bazate pe interesul legitim, inclusiv creării de profiluri;
• Dreptul de a retrage consimțământul (Art. 7(3) GDPR): în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate înainte de retragerea consimțământului;
• Dreptul de a depune o plângere (Art. 77 GDPR): aveți dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) la adresa www.dataprotection.ro.

8.1. Exercitarea drepturilor

Puteți exercita aceste drepturi prin următoarele modalități:

• Prin Platformă: accesând pagina de gestionare a datelor din setările contului dumneavoastră, unde puteți:
  • Exporta toate datele dumneavoastră (descărcare în format JSON);
  • Solicita ștergerea completă a contului și a tuturor datelor asociate.
• Prin e-mail: trimițând o solicitare la [email protected];
• Prin API: utilizând endpoint-urile dedicate:
  • /api/gdpr/export — exportul datelor dumneavoastră;
  • /api/gdpr/account — solicitarea ștergerii contului.

Vom răspunde solicitărilor dumneavoastră în termen de 30 de zile de la primire. În cazuri complexe, acest termen poate fi prelungit cu încă 60 de zile, cu notificare prealabilă.

9. Securitatea datelor

Am implementat măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor dumneavoastră cu caracter personal împotriva accesului neautorizat, pierderii, distrugerii sau alterării accidentale, inclusiv:

• Criptarea datelor în tranzit (HTTPS/TLS) și în repaus;
• Stocarea parolelor sub formă de hash (nu în clar);
• Controlul accesului bazat pe roluri (Candidat, Companie, Administrator);
• Monitorizarea și jurnalizarea accesului la date;
• Verificarea periodică a securității sistemelor;
• Instruirea personalului cu privire la protecția datelor.

În cazul unei încălcări a securității datelor care prezintă un risc pentru drepturile și libertățile dumneavoastră, vă vom notifica în termen de 72 de ore, conform Art. 33 din GDPR, și, dacă este cazul, vom notifica și ANSPDCP.

10. Prelucrarea datelor minorilor

Platforma nu este destinată persoanelor cu vârsta sub 16 ani. Nu colectăm cu bună știință date cu caracter personal de la persoane sub 16 ani. Dacă aflăm că am colectat date de la un minor sub 16 ani, vom lua măsuri pentru ștergerea imediată a acestor date.

Dacă sunteți părinte sau tutore legal și credeți că un minor ne-a furnizat date cu caracter personal, vă rugăm să ne contactați la [email protected].

11. Luarea automată a deciziilor și crearea de profiluri

Smartwork nu utilizează procese decizionale automate cu efecte juridice semnificative asupra dumneavoastră. Sistemul de clasamente (leaderboard) și Top score-ul sunt calculate automat pe baza activității pe Platformă, dar acestea nu au efecte juridice directe și pot fi contestate prin contactarea echipei noastre de suport.

12. Linkuri către site-uri terțe

Platforma poate conține linkuri către site-uri web ale unor terți (ex: procesatorul de plăți Stripe). Această Politică de Confidențialitate se aplică exclusiv Platformei Smartwork. Vă recomandăm să citiți politicile de confidențialitate ale site-urilor terțe înainte de a le furniza datele dumneavoastră.

13. Modificări ale acestei politici

Ne rezervăm dreptul de a actualiza periodic această Politică de Confidențialitate. Modificările vor fi publicate pe Platformă cu indicarea datei ultimei actualizări. În cazul modificărilor substanțiale, vă vom notifica prin e-mail sau prin intermediul Platformei cu cel puțin 30 de zile înainte de intrarea în vigoare.

14. Autoritatea de supraveghere

Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP):

• Adresă: B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, București, România
• Telefon: +40 318 059 211
• E-mail: [email protected]
• Website: www.dataprotection.ro

15. Contact

Pentru orice întrebări sau solicitări privind prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal:

• Responsabil protecția datelor (DPO): [email protected]
• E-mail general: [email protected]